Mitarbeiter im Empfangsbereich einer Arztpraxis

Fax- und E-Mail-Benutzung

Grundsätzlich ist auf die Versendung von Patientendaten per Fax zu verzichten. Soweit gleichwohl im Einzelfall Patientendaten gefaxt werden sollen, muss beim Versenden der Patientendaten sichergestellt sein, dass nur der Empfänger selbst oder ausdrücklich dazu ermächtigte Dritte Kenntnis vom Inhalt des Schreibens erhalten. Dies gilt insbesondere dann, wenn ärztliche Mitteilungen an den Patienten gefaxt werden (in dessen Wohnung beziehungsweise an dessen Arbeitsplatz). Diese Sicherung kann zum Beispiel durch Ankündigung der Übersendung beim Empfänger und regelmäßige Überprüfung der gespeicherten Rufnummern erreicht werden.

Krankenkassenanfragen

Der Versand von Kassenanfragen (Muster 41, 50, 51, 52 und 53 der Vordruckvereinbarung) kann auch per Telefax erfolgen (s. Erläuterungen zur Vereinbarung über Vordrucke in der vertragsärztlichen Versorgung –Stand April 2013-, Allgemeines, Nr. 11). Auch die Rückantwort des Vertragsarztes kann in diesen Fällen als Telefax versendet werden. In allen anderen Fällen muss die Krankenkasse der Anfrage grundsätzlich einen Freiumschlag beilegen. Die Antwort durch den Vertragsarzt erfolgt dann auf dem Postweg.

Anfragen Dritter

Anfragen von Dritten sowie Auskünfte an Krankenkassen, die nicht auf den vereinbarten Vordrucken erteilt werden, dürfen nur mit schriftlicher Einwilligung des Patienten per Telefax übersandt werden.

Es ist bei der Übersendung des Telefax sicherzustellen, dass beim Empfänger der Daten nur der Auskunftsberechtigte Kenntnis von den Daten nehmen kann. Vor Absendung von Telefaxen ist deshalb eine entsprechende ggf. telefonische Rückversicherung bei dem Empfänger notwendig.

Antworten per E-Mail

Hier stellt sich das Problem, dass E-Mails auf dem Weg durch das Internet regelmäßig über viele verschiedene Rechner laufen, bis sie beim Computer des Empfängers ankommen. Auf jedem dieser Rechner kann die Nachricht gelesen und auch verändert werden, ohne dass dies für den Empfänger erkennbar ist. Deshalb sollte bei Zweifeln durch Rückfrage sichergestellt werden, ob der Patient mit dieser Form der Datenweitergabe einverstanden ist. Grundsätzlich ist von einer Datenübermittlung per E-Mail abzuraten (s. auch "Digitale Arztpraxis – E-Mail").

Zusätzliche Hinweise zum Einsatz von Telefaxgeräten und ausführliche Antworten zu Fragen der externen elektronischen Kommunikation geben die von Bundesärztekammer und Kassenärztlicher Bundesvereinigung erarbeiteten Empfehlungen zur ärztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis.

Check

  1. Sind Telefaxgeräte und Bildschirme so aufgestellt, dass diese nicht von Unbefugten eingesehen werden können?
  2. Wird bei der Versendung von Patientendaten per Fax sichergestellt, dass ausschließlich berechtigte Dritte beim Empfänger Kenntnis von diesem Fax erhalten (z.B. Ankündigung beim Empfänger, regelmäßige Kontrolle von programmierten Nummern)?

Linksammlung