Organisation und räumliche Ausgestaltung

Trennung von Empfangs-, Warte- und Behandlungsbereich

Um die Zahl der Personen möglichst gering zu halten, die personenbezogene Informationen im Empfangsbereich gegebenenfalls mithören können, sollte dieser Bereich entsprechend den räumlichen Möglichkeiten vom eigentlichen Wartezimmer durch eine Tür getrennt sein. Eine solche Trennung durch eine Tür ist erst recht zwischen einzelnen Behandlungsräumen geboten. Es reicht nicht aus, Besprechungs- oder Behandlungsräume, in denen Patienten auf den Arzt/Psychotherapeuten warten oder eine Anwendung erhalten, von anderen Räumen, in denen gleichzeitig personenbezogene medizinische Fragen bei einer Untersuchung oder Behandlung besprochen werden, nur durch Sichtblenden oder Vorhänge voneinander abzugrenzen.

Gespräche/Telefonate

Das Praxispersonal darf Patientendaten Dritten nicht unbefugt offenbaren. Es muss daher Gespräche mit Patienten im Empfangsbereich möglichst so führen, dass nur die Betroffenen selbst medizinische Sachverhalte zusammen mit ihrem Namen den mithörenden Anwesenden offenbaren. Bei Telefongesprächen mit Dritten, die Anwesende –notgedrungen- mithören, sollte auf eine namentliche Anrede verzichtet werden, wenn es um die Übermittlung persönlicher Daten mit medizinischen Inhalten geht. Derartige Telefongespräche sollten von der Anmeldung an einen anderen Anschluss weiter verbunden werden. Generell muss bei Auskünften am Telefon die Identität des Anrufers gesichert werden. Dies kann zum Beispiel durch Rückruf oder Nachfrage von ausschließlich dem berechtigten Anrufer bekannten Daten geschehen (siehe auch "Praxisorganisation – Einsatz von Dienstleistern"; -Auslagerung des eingehenden Telefonverkehrs einschließlich Terminvergabe an ein kommerzielles Call Center-). Besondere Vorsicht muss bei Anfragen und Anrufen von Familienangehörigen angewandt werden, da die ärztliche Schweigepflicht auch gegenüber Angehörigen gilt.

EDV-Bildschirme, Telefax und Patientenunterlagen

Sofern im Empfangsbereich ein PC oder Telefaxgerät aufgestellt sind beziehungsweise dort Patientenunterlagen bereitgehalten werden, ist es erforderlich, diese so zu positionieren beziehungsweise bereitzulegen, dass Patienten die Daten anderer Patienten nicht einsehen oder in sonstiger Weise zur Kenntnis nehmen können. Dies ist auch in allen Behandlungsräumen und sonstigen Räumen mit vergleichbarer Technik oder Dokumentablage zu gewährleisten. Dabei ist besonders zu berücksichtigen, dass Patienten sich dort gegebenenfalls zumindest zeitweise unbeobachtet aufhalten und daher eigenständig wirksame Zugriffsschutzmechanismen eingerichtet sein sollten.

Check

  1. Wird durch eine ausreichende Diskretionszone oder durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt, dass die Patientinnen und Patienten ihre Anliegen schildern können, ohne dass neugierige Ohren mithören können?
  2. Kann das Personal Telefongespräche führen, ohne dass wartende Patientinnen und Patienten dadurch von Daten anderer Personen Kenntnis erlangen?
  3. Sind Patientenakten und Karteikarten vor dem Zugriff Unbefugter geschützt?
  4. Können Behandlungsräume so abgeschottet werden, dass neugierige Augen und Ohren ausgeschlossen werden?
  5. Erfolgen vertrauliche Arzt-Patienten-Gespräche in geschlossenen Räumen?
  6. Sind Patientendaten in den Behandlungsräumen gegen unbefugte Kenntnisnahme geschützt?