Aufbewahrung und Löschung

Aufbewahrung

Nach den Bestimmungen der Berufsordnungen (§ 10 Abs. 3 BO-Ä und § 7 Abs. 2 BO-PT) und des Vertragsrechts (§ 630f Abs. 3 BGB) haben die Behandler die Behandlungsdokumentationen für die Dauer von (mindestens) 10 Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, wenn nicht nach anderen Vorschriften abweichende Aufbewahrungsfristen bestehen. Diese können sich z.B. aus diversen Bestimmungen ergeben, z.B.:
 

Die 10-Jahres-Frist als standardmäßige Aufbewahrungsdauer beginnt mit dem letzten Patientenkontakt, d.h. die Frist beginnt nicht für einzelne abzugrenzende medizinische Sachverhalte, sondern bezieht sich auf das Behandlungsverhältnis generell.

Nach den berufsrechtlichen Vorgaben ist der Arzt oder Psychotherapeut verpflichtet, die Behandlungsdokumentation „in gehörige Obhut“, d.h. unter Wahrung des Grundsatzes der Datensicherheit und der ärztlichen Schweigepflicht und damit geschützt vor dem Zugriff Unbefugter, aufzubewahren. Dies gilt in besonderem Maße für die elektronisch geführte Dokumentation (§ 10 Abs. 5 BO-Ä und § 9 BO-PT). Dabei sind insbesondere die Empfehlungen der Berufskammern zu beachten.

Bei einer Gemeinschaftspraxis besteht in der Regel ein Behandlungsvertrag mit allen dort praktizierenden Ärzten. Es wird daher auch nur eine gemeinsame patientenbezogene Behandlungsdokumentation geführt, auf die alle Ärzte zur Behandlung zugreifen dürfen. Die Dokumentationspflicht trifft die Gemeinschaftspraxis als solche, auch wenn einzelne Ärzte ausscheiden. Der Patient einer Gemeinschaftspraxis hat allerdings die Möglichkeit, den Zugriff auf die ihn betreffende Dokumentation individuell zu bestimmen. Löst sich eine Gemeinschaftspraxis auf, ist der Verbleib der Behandlungsdokumentation zum Wohle des Patienten zu regeln

Zum Verbleib der Behandlungsdokumentation im Falle eines Praxisverkaufs, der Praxisauflösung und der Insolvenz.

Löschung

Fraglich ist, ob es sich bei der in den Berufsordnungen festgelegten Aufbewahrungsdauer um eine Mindestfrist handelt. Diesbezüglich gibt es unterschiedliche Regelungen. Während in § 9 Abs. 3 Satz 1 der BO-PT nach dem Ablauf der Aufbewahrungszeit ein ausdrückliches Gebot zur Vernichtung der Patientenunterlagen ausgesprochen ist, lässt § 10 Abs. 3 der BO-Ä offen, was nach dem Ablauf dieser Frist mit den Unterlagen zu geschehen hat. Die daraus folgende Rechtsunsicherheit ist sowohl für den Behandler als auch für den Patienten von Nachteil und sollte – wie bereits im Bereich der Psychotherapeuten erfolgt – berufsrechtlich beseitigt werden. Denn unklar bleibt, ob nach Fristablauf ein sofortiges Löschungsgebot besteht oder angesichts der Bedeutung der Patientenunterlagen für den Betroffenen eine Löschung entsprechend §35 BDSG n.F. und Art. 17 DS-GVO unterbleiben müsste. Ein Anspruch des Patienten auf Löschung seiner patientenbezogenen Daten kommt gem. §35 Abs. 3 BDSG n.F. dann nicht in Betracht, soweit eine vertragliche oder satzungsgemäße Aufbewahrungsfrist entgegensteht (Art. 17 Abs. 3 DS-GVO). In diesen Fällen tritt an die Stelle einer Löschung eine Einschränkung der Verarbeitung nach § 35 Abs. 1 Satz 3 und Abs. 3 BDSG n.F. durch Sperrung.

Auch bei der Löschung der Behandlungsdokumentation hat der Praxisbetreiber die Vorgaben der ärztlichen Schweigepflicht zu beachten. Die Möglichkeit der Kenntnisnahme von Patientendaten durch Unbefugte muss durch den Einsatz geeigneter technisch-organisatorischer Maßnahmen ausgeschlossen werden. Dies gilt sowohl für die Vernichtung von Papierunterlagen als auch elektronischer Daten.

Sofern mit der Löschung von Patientenakten ein Unternehmen beauftragt werden soll, sind die datenschutzrechtlichen Vorgaben für den Einsatz externer Dienstleister zu beachten.

Check

  1. Sind die praxisrelevanten rechtlich geregelten Aufbewahrungsfristen bekannt?
  2. Ist praxisintern eine Verfahrensweise zu Archivierung und Löschung festgelegt?
  3. Sind die Patienten darüber unterrichtet?
  4. Sind bei Aufbewahrung/Löschung Maßnahmen zum Vertraulichkeitsschutz ergriffen?